BERITA

Unikom Gelar Seminar Dan Workshop Kearsipan

Selasa, 12 September 2017 Media UNIKOM

BANDUNG, UNIKOM- Wakil Rektor Bidang Administrasi, Keuangan, dan Kepegawaian, Prof. Dr. H. Maman Kusman, S.E., MBA, bekerja sama dengan Perpustakaan Unikom, mengadakan “Seminar dan Workshop Kearsipan Standar Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI)” yang dilaksanakan pada Kamis (7/9) pukul 09.00 WIB di Ruang Serbaguna Lantai 15 Smart Building Unikom. Seminar dan workshop diikuti ± 70 peserta, yang terdiri dari para Direktur, Sekretaris Program Studi, Kepala Bagian, dan Sekretariat di lingkungan Unikom.

Mengawali kegiatan tersebut, Maman Kusman menyampaikan bahwa pembahasan dalam seminar menjadi program penting yang harus dipahami oleh sebuah organisasi. “Perpustakaan Unikom telah melakukan studi banding ke Unit Arsip Institut Pertanian Bogor, dan diperoleh pengetahuan bahwa kearsipan menjadi suatu hal yang sering dilupakan tetapi sangat penting bagi organisasi, karena kearsipan memiliki standar dan aturan khusus yang mengacu pada arsip nasional,” ujar Maman dalam sambutannya. Hal ini pun berkenaan dengan persiapan AIPT Unikom tahun 2019 mendatang, sehingga diharapkan kearsipan Unikom jauh lebih tertata sesuai aturan yang berlaku dan menunjang penilaian akreditasi institusi.

Memasuki acara inti, pemaparan materi mengenai kearsipan disampaikan oleh Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd, selaku Wakil Sekjen Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) dan Kepala Bidang Layanan Arsip dan Pembina Kearsipan IPB. Secara rinci, beliau memaparkan pengelolaan arsip yang seharusnya rutin dilakukan oleh setiap bagian di organisasi, dan terbagi ke dalam empat sesi, diantaranya: 1) Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis; 2) Penciptaan Arsip; 3) Pemberkasan; dan 4) Penyusutan Arsip.

“Idealnya, arsip itu mengalir sesuai retensi atau waktu simpan arsip yang telah diatur dalam undang-undang atau Kemenristekdikti. Sebisa mungkin jangan ada penumpukan arsip karena pada akhirnya, arsip permanen harus diserahkan kepada lembaga kearsipan, dan selain arsip permanen harus dimusnahkan,” ujar Edy. Lebih lanjut Edy menurutkan, arsip dinamis yang bersifat aktif atau memiliki frekuensi penggunaan tinggi perlu dikelola dengan baik berdasarkan pedoman yang berlaku, diantaranya: 1) Tata Naskah Dinas; 2) Klasifikasi Arsip; 3) Jadwal Retensi Arsip (JRA); dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA).

Aturan mengenai kearsipan telah tertuang dalam Undang-Undang No 43 Tahun 2009, yang menjelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Mengacu pada definisi tersebut, arsip dikelompokan atas arsip dinamis yang bersifat aktif dan inaktif, serta arsip statis. Masing-masing kelompok tentu memiliki cara pengelolaannya yang berbeda sesuai dengan alur yang diatur dalam undang-undang. Seiring perkembangan zaman, saat ini arsip tidak hanya berwujud fisik tetapi banyak ditemukan arsip dalam bentuk digital. Namun pada dasarnya, penyusutan arsip digital tetap perlu dilakukan terkecuali ada pihak-pihak yang bertanggungjawab untuk menjamin kerahasiaan arsip dan tidak akan menduplikasi arsip tersebut.

Pelaksanaan seminar dan workshop, tidak hanya diisi pemaparan materi tetapi juga beberapa jenis latihan untuk menguji sejauh mana pemahaman para peserta. Mengingat begitu kompleksnya pembahasan terkait kearsipan, pertemuan kali ini hanya difokuskan untuk membahas pengelolaan arsip dinamis. Menutup kegiatan tersebut, Maman Kusman memberikan sertifikat kepada pemateri sebagai bentuk apresiasi atas kesediaannya melakukan diseminasi informasi kepada para pimpinan dan karyawan Unikom. Melalui kegiatan ini diharapkan menjadi satu modal tambahan bagi Unikom untuk bisa mengelola dunia kearsipan dan setiap bagian bisa bertanggungjawab atas kearsipan masing-masing. (Direktorat Hms & Pro)

UKM Mapaligi Unikom Raih Gelar Juara
Senin, 25 September 2017
Tingkatkan Kemampuan Bidang Keprotokolan melalui “KPM Unikom Academy”
Senin, 25 September 2017
Rapat Koordinasi Persiapan Wisuda Semester Genap Tahun Akademik 2016/2017
Senin, 25 September 2017

November 2017